E-Signatur im Personalwesen: Arbeitsverträge dürfen weiterhin elektronisch signiert werden

Informationen zu Arbeitsbedingungen bis auf Weiteres noch unterschrieben auf Papier auszuhändigen

Seit dem 1. August letzten Jahres gilt in Deutschland das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen. Ein Teil dieses Gesetzes betrifft das Nachweisgesetz (NachwG) in dem Inhalt und Form des Nachweises der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen geregelt ist.

Für Arbeitsverträge gilt unverändert:

Befristete Arbeitsverträge, wie Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung, sind gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Schriftform auszustellen. Durch die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird laut § 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) das Erfordernis zur Schriftform erfüllt. Um qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zu erzeugen sind qualifizierte elektronische Zertifikate erforderlich.

Diese Zertifikate können gem. Art. 25 (3) der EU-Verordnung 910/2014 elektronische Identitäten und Vertrauensdienste eIDAS nicht nur von deutschen Vertrauensdiensteanbietern bezogen werden. Dank der EU-Verordnung erfüllen alle qualifizierten Signaturen, die durch Zertifikate akkreditierter Anbieter in der EU und dem EWR erzeugt werden, das Erfordernis für die Schriftform in Deutschland.

Für unbefristete Arbeitsverträge existieren keine Vorgaben zur Form. Sie können sowohl mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet werden als auch mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur. Auch ein mündlicher Abschluss eines Arbeitsvertrags ist gültig. Im Streitfall dürfte jedoch dessen Beweiswert ungenügend sein.

Teilweise geändert wurden die Anforderungen für den Nachweis der Arbeitsbedingungen, die sowohl für normale Arbeitsverhältnisse wie auch für Angestellte im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, Auszubildende und Praktikantinnen und Praktikanten gelten.

Eine bereits seit langem bestehende Regelung blieb unverändert: § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG schließt die Verwendung der elektronischen Form aus.  Dies hätte man im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 ändern können. Die EU-Richtlinie sieht die Möglichkeit der Nutzung der Textform vor.

Es liegt jedoch im Ermessen der EU-Mitgliedsstaaten, wie sie eine Richtlinie in nationales Recht umsetzen. In Deutschland sind weiterhin diese Nachweise vom Arbeitgeber auf Papier schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Bislang hatte der Arbeitnehmer den Anspruch die Übersicht zu Arbeitsbedingungen in Papierform zu erhalten. Neu ist die Androhung eines Ordnungsgeldes von 2.000 Euro im Fall der Nichtbeachtung pro Verstoß. Diese Regelung ist in der EU nach unserer Kenntnis einzigartig.

Das Ordnungsgeld wurde nach unseren Informationen in das Gesetz geschrieben, weil immer noch viele Unternehmen ihren Arbeitnehmern nicht die vorgeschriebenen Informationen zu den Arbeitsbedingungen aushändigen.

Ein Verstoß gegen das NachwG führt nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages.

 

Unterstützenswert: Novelle der Novelle des NachweisG

Im Zuge des Gesetzgebungsverfahrens gab es am 20. Juni 2022 eine aufschlussreiche Anhörung im Ausschuss für Arbeit und Soziales des Deutschen Bundestags. Die Stellungnahmen der Expertinnen und Experten und das Wortprotokoll zeigen, dass noch einiges an Aufklärung über die heute möglichen Verfahren eines beweiskräftigen elektronischen Nachweises der Zustellung und der Kenntnisnahme zu leisten ist. Einige Expertinnen und Experten haben noch nicht die Möglichkeiten zur Fernsignatur verinnerlicht. Außerdem hat man die Öffnung für digitale Verfahren als Alternative durch die Fokussierung auf prekäre Arbeitsverhältnisse etwas aus dem Blick verloren.

Namirial Deutschland wird seine Aktivitäten in der Bereitstellung seiner umfangreichen Expertise weiter intensivieren, um digitale Prozesse für Entscheiderinnen und Entscheider noch verständlicher zu machen, Vertrauen zu schaffen und so letztlich die Türen für noch mehr Digitalisierung im deutschen Personalwesen zu öffnen – auch dort wo bislang die elektronische Form per Gesetz ausgeschlossen ist. Dabei geht es nicht darum Verfahren auf Papier zu verbieten, sondern für alle, die digitale Vorgänge bevorzugen, diese zuzulassen.

Aufklärungsbedarf besteht unter anderem offensichtlich (immer noch) über die heute möglichen Verfahren zur Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen.

In der Anhörung des Bundestages wurde von Teilnehmenden bemerkt, man brauche dafür Karten zur Speicherung der Zertifikate und spezielle Kartenleser. Seit Inkrafttreten der EU-Verordnung eIDAS für Vertrauensdienste im Juli 2016 ist das nicht mehr der Fall. Heutzutage werden Zertifikate zum Signieren bereitgestellt, indem sie im sicheren Rechenzentrum des ausstellenden Anbieters gespeichert bleiben.

Dabei handelt es sich um Zertifikate, die nach Identifizierung der Unterzeichnenden ad hoc bereitgestellt werden und zum Unterzeichnen von Dokumenten wie dem Arbeitsvertrag eingesetzt werden können. Entleiher und Arbeitnehmer können so binnen weniger Minuten den Arbeitsvertrag abschließen, anstatt einen Vorgang via Papierpost oder Kurierdienst über mehrere Tage hinweg bis zum Abschluss zu verfolgen.

Für die Identifizierung der Nutzerinnen und Nutzer können die Personalvermittler auf eine Reihe von akkreditierten Verfahren zurückgreifen. Als Alternative zum Video-Ident-Verfahren wurden in den letzten Monaten auch Verfahren für Self-Ident (auch als Auto-Ident oder Robo-Ident bezeichnet) für die Bereitstellung von Zertifikaten akkreditiert.

Darüber hinaus können auch Mitarbeiter von Personaldienstleistern oder der Personalabteilung größerer Unternehmen dazu ausgebildet werden, im Namen von Namirial die Identifizierung des Zertifikatsanbieters als sogenannte „Registration Authority Officers“ (RAO) durchzuführen. Man kennt solche Verfahren auch bei der Beauftragung Dritter, die Identifizierungen von Vertragspartnern nach dem Geldwäschegesetz vornehmen. Juristinnen und Juristen sprechen in solchen Fällen auch davon, dass Mitarbeitende als Verpflichtete agieren.

 

Viele gute Gründe für e-Signaturen im Personalwesen

Durch die Anwendung elektronischer Signaturen im Personalwesen sparen Unternehmen Papier, Porto und Zeit, profitieren von schlanken Workflows und haben weniger Fehlerquellen. Das stärkt sowohl ihre Wettbewerbsfähigkeit wie auch die Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden.

Zu den Anwendungsfällen elektronischer Signaturen im Personalwesen zählen neben den Arbeitsverträgen auch Erklärungen zum Datenschutz, der Geheimhaltung, Bonusvereinbarungen, Anträge auf Urlaub oder Reisekostenerstattung, Zustimmungen zu Nachträgen bei bestehenden Arbeitsverträgen und dem Urheberrecht sowie Dokumente für die Sozialversicherung und die Rentenversicherung. Für die allermeisten dieser Vorgänge gibt es keine expliziten Vorschriften, so dass Unternehmen auswählen können, welche Signaturform sie dafür einsetzen.

 

Nur für wenige Vorgänge elektronische Signatur nicht zugelassen

Außer für die wesentlichen Informationen zu Arbeitsbedingungen laut NachweisG schließt der Gesetzgeber in Deutschland nur wenige Vorgänge im Personalwesen von der elektronischen Form aus. Dazu zählen:

  • Kündigungen und Verträge zur Aufhebung von Arbeitsverhältnissen (623 BGB)
  • Arbeitszeugnisse (630 BGB, §109 GewO)

Dies wird momentan in der Debatte rund um das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz im Bundestag neu diskutiert.

 

Von umfangreicher Projekterfahrung profitieren

Einer der führenden europäischen Anbieter auf den sich viele Unternehmen in der HR-Branche in Deutschland verlassen ist Namirial (siehe auch Listung in der Übersicht über Vertrauensdiensteanbieter der Europäischen Kommission).

Namirial unterstützt zahlreiche Personaldienstleister bei ihren Prozessen der Arbeitnehmerüberlassung.

Namirial unterstützt auch hochregulierte Anwendungsfälle wie das Unterzeichnen befristeter Arbeitsverträge im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung nach Arbeitnehmerüberlassungsgesetz AÜG § 12 Absatz 1 Satz 1. Als Anbieter qualifizierter Vertrauensdienste nach EU-Verordnung 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) kann Namirial für das Signieren mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) die erforderlichen Zertifikate bereitstellen. Dabei profitieren Sie von einer breiteren Auswahl an anwenderfreundlichen und innovativen Verfahren zur Feststellung von Identitäten als sie bislang aus regulatorischen Gründen durch Vertrauensdienste mit Hauptsitz in Deutschland angeboten werden können.

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